Założenie spółki Limited w UK krok po kroku – ile to trwa?

Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, wyznaczyć dyrektorów i udziałowców lub poręczycieli oraz zarejestrować się do celów podatkowych?

1. Sposób założenia firmy zależy od rodzaju wykonywanej pracy. Może również wpłynąć na sposób, w jaki płacisz podatek i otrzymujesz fundusze.

Sprawdź, czy zamiast firmy Limited nie powinieneś założyć innej formy działalności, na przykład:

• self-employed (‚sole trader’) – samozatrudnienie
• a business partnership – spółka
• a social enterprise – firma “dla ludzi” nie dla pieniędzy 😊
• an overseas company – mieszkasz poza UK, ale ośrodek działalności jest w UK
• an unincorporated association – grupa ludzi działająca razem, ale nie dla pieniędzy, np wolontariat lub klub sportowy

Nie wiesz, którą formę wybrać? Umów się na konsultacje!

2. Wybierz nazwę

Musisz wybrać nazwę swojej firmy, jeśli zakładasz firme Limited.

Twoja nazwa nie może być taka samo jak nazwa innej zarejestrowanej firmy. Jeśli Twoja nazwa jest zbyt podobna do nazwy lub znaku towarowego innej firmy, być może będziesz musiał ją zmienić, jeśli ktoś złoży skargę.

Nazwa zwykle musi kończyć się na „Limited” lub „Ltd”. Możesz zamiast tego podać walijskie odpowiedniki „Cyfyngedig” i „Cyf”, jeśli zarejestrowałeś firmę w Walii.

Sprawdź czy nazwa, o której myślisz jest dostępna tutaj.

3. Wybierz dyrektorów

Twoja firma musi mieć co najmniej jednego dyrektora. Dyrektorzy są prawnie odpowiedzialni za prowadzenie firmy i upewnianie się, że księgi rachunkowe i raporty firmy są odpowiednio przygotowywane.

Dyrektor musi mieć co najmniej 16 lat i nie może być wcześniej zdyskwalifikowany z funkcji dyrektora. Dyrektorzy nie muszą mieszkać w Wielkiej Brytanii, ale firmy muszą mieć adres siedziby w Wielkiej Brytanii.

Nazwiska i dane osobowe dyrektorów są publicznie dostępne w Companies House.

Dyrektorzy muszą podać adres do doręczeń (lub adres „do korespondencji”), który będzie również publicznie dostępny. Jeśli używają swojego adresu domowego, mogą poprosić Companies House o usunięcie go z rejestru.

Jako dyrektor spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musisz:

• stosować się do zasad firmy, zawartych w jej statucie
• prowadzić ewidencję firmy i zgłaszać zmiany
• złożyć swoje rachunki i zeznanie podatkowe czyli Company Tax Return
• informować innych udziałowców, że możesz osobiście skorzystać z transakcji, którą przeprowadza firma Limited
• płacić podatek Corporation Tax, PAYE oraz VAT jeśli firma się na niego zarejestruje

Możesz zatrudnić inne osoby do codziennego zarządzania niektórymi z tych spraw (na przykład księgowego – skontaktuj się z nami), ale nadal jesteś prawnie odpowiedzialny za dokumentację, rachunki i wyniki swojej firmy. Wybierając profesjonalną firmę księgową jak Fair Accountancy, możesz być spkojny, że wszystkie roliczenia są zrobione tak jak należy. Bazujemy na ścisłej współpracy z klientem –  jeśli dostarczysz nam wszystkie potrzebne dokumenty, to my upewnimy się, że wszystko jest poprawnie rozliczone.

Możesz zostać ukarany grzywną, ścigany lub zdyskwalifikowany, jeśli nie wywiążesz się ze swoich obowiązków dyrektora.

4. Zdecyduj, kim są shareholders lub poręczyciele – pamiętaj też o „person with significant control”.

Potrzebujesz co najmniej jednego udziałowca lub poręczyciela, który może być dyrektorem.

„Person with significant control” czyli osoba sprawująca znaczącą kontrolę (PSC) to ktoś, kto jest właścicielem lub kontroluje Twoją firmę. Nazywa się ich czasami „właścicielami rzeczywistymi”. Musisz zidentyfikować swoje PSC i powiedzieć nam, kim są. Możesz to być Ty lub ktoś związany z Twoją firmą. Firma może mieć jeden lub więcej PSC.

Musisz zarejestrować ich dane w rejestrze PSC swojej firmy i musisz podać te informacje podczas zakładania (inkorporacji) firmy. Jeśli nie możesz zidentyfikować swojego PSC lub go nie masz, musisz o tym powiedzieć Companies House.

5. Przygotuj dokumenty uzgadniające sposób prowadzenia firmy

Musisz przygotować ‚memorandum of association’ i ‚articles of association’.

– ‚memorandum of association’ – oświadczenie prawne podpisane przez wszystkich pierwotnych wspólników lub poręczycieli wyrażających zgodę na utworzenie spółki

– ‚articles of association’ – pisemne zasady prowadzenia spółki uzgodnione przez wspólników lub poręczycieli, dyrektorów i sekretarza spółki.

Możesz użyć gotowych dokumentów – jeśli nie wiesz gdzie je znaleźć, zgłoś się do nas!

6. Sprawdź, jakie dokumenty musisz przechowywać.

Jest ich sporo!

Musisz przechowywać dane dotyczące:

• dyrektorów, udziałowców i sekretarzy spółek
• wyniki wszelkich głosów i uchwał akcjonariuszy,
• obietnice dla firmy spłaty pożyczek w określonym terminie w przyszłości („obligacje”) i komu należy je spłacić
• obietnice, że firma dokona płatności, jeśli coś pójdzie nie tak i to z winy firmy („odszkodowania”)
• transakcje, gdy ktoś kupuje udziały w firmie
• pożyczki lub hipoteki zabezpieczone na majątku firmy

Musisz prowadzić dokumentację księgową, która obejmuje:

• wszystkie pieniądze otrzymane i wydane przez firmę, w tym dotacje i płatności z programów wsparcia koronawirusa
• szczegóły dotyczące aktywów posiadanych przez firmę,
• długi, które firma jest winna lub są jej należne
• akcje, które firma posiada na koniec roku obrotowego
• inwentaryzacje, których użyłeś do obliczenia stanu zapasów
• wszystkie towary kupowane i sprzedawane
• komu je kupiłeś i sprzedałeś (chyba że prowadzisz działalność handlową)

Wszystkie dokumenty musisz przetrzymywać przez conajmniej 6 lat (lub więcej w niektórych przypadkach).

7. Zarejestruj swoją firmę Limited

Musisz zarejestrować oficjalny adres i wybrać kod SIC – identyfikuje on, czym zajmuje się Twoja firma.

Podczas zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musisz podać adres siedziby. W to miejsce HMRC będzie wysłać całą pisemną komunikację.

Adres musi być:

• fizyczny w Wielkiej Brytanii
• w tym samym kraju, w którym Twoja firma jest zarejestrowana, na przykład firma zarejestrowana w Szkocji musi mieć adres siedziby w Szkocji

Adres Twojej firmy będzie publicznie dostępny w rejestrze online. Nie możesz usunąć adresu z rejestru.

Jeśli masz wszystkie potrzebne dokumenty i wiesz jak zarejestrować firmę Limited samemu możesz to zrobić online – firma będzie wtedy zarejestrowana w 24 godziny. Koszt do Companies House to £12. Jesli zrobisz to pocztą, koszt wzrasta do £40 i rejestracja potrwa około 8-10 dni.

Wszystkie te kroki wydają się dla Ciebie zbyt skomplikowane? Możemy zarejestorwać firmę Limited za Ciebie  – sprawdź tutaj.